Ein bekannter Professor wurde gebeten für eine Gruppe von Führungskräften eine Vorlesung über sinnvolles Zeitmanagement zu halten. Da mehrere Vorlesungen vorgesehen waren, hatte er nur etwa eine Stunde Zeit, um sein Wissen zu vermitteln.
Er begann, indem er wortlos einen großen Blumentopf nahm und diesen mit Golfbällen vollkommen füllte. Dann sah er ins Publikum und fragte: „Hat noch etwas in diesem Blumentopf Platz?!“ Alle Antworteten mit: „Nein“.
Daraufhin nahm er ein Behältnis mit Kieselsteinen und füllte mit ihnen die Zwischenräume. Er sah wieder auf und fragte: „Hat noch etwas Platz in unserem Gefäß?“ Die Teilnehmer antworteten dieses Mal mit: “Ja.“
Jetzt nahm er feinen Meeressand und füllte mit ihm die feinen Zwischenräume.
Als er wieder fragte, ob noch Platz übrig sei, antworteten nun aber alle überzeugt mit: „Nein“.
Daraufhin holte der Professor zwei Dosen Bier unter dem Tisch hervor und füllte damit das grosse Gefäss vollständig aus. Die Teilnehmenden lachten. Nun sagte der Professor, als das Lachen nachliess: “Was können wir aus all dem für eine sinnvolle Zeitplanung lernen?“
Einer der Teilnehmenden sagte: “Daraus lernen wir, dass, selbst wenn wir denken, dass unser Zeitplan schon bis zum Rand voll ist, wir, wenn wir es wirklich wollen, immer noch einen Termin oder andere Dinge einschieben können.“
Ein anderer sagte: “Unsere Zeitplanung sollte viele Ebenen beinhalten und gut strukturiert sein.“
Ein Dritter: “Die größten und schwersten Aufgaben sollten zuerst erledigt werden.“
Nachdem der Professor sich die Stellungnahmen angehört hatte, sagte er: “Ich möchte Ihnen eine andere Lösung anbieten. Ich möchte, dass Sie diesen Topf als Repräsentation Ihres Lebens ansehen. Die Golfbälle sind die wichtigen Dinge in Ihrem Leben. Beispielsweise Werte wie Liebe, Freundschaft, Familie, Bewegung und Gesundheit, Zusammenarbeit, Weisheit, die Realisierung unserer Träume; Dinge die wirklich erfüllen und Zufriedenheit bringen. Die Kieselsteine und der Sand symbolisieren die anderen Dinge des Lebens wie Ihr Haus, Ihr Auto und die vielen Kleinigkeiten. Hätte ich den Sand oder die Kieselsteine zuerst eingefüllt, wäre für die Golfbälle kein Platz mehr gewesen. Legen wir also die grossen und bedeutenden Anliegen nicht zuerst in das Gefäss unseres Lebens, haben sie später nicht mehr Platz. Dann sind wir ständig übermäßig beschäftigt mit Dingen die uns vom Wesentlichen abhalten. Machen sie sich immer wieder bewusst was wirklich wichtig ist, achten Sie auf Ihre „Golfbälle“. Setzten Sie Prioritäten. Der Rest ist nur Sand!“
Einer der Chefs hob die Hand und wollte wissen, was denn das Bier repräsentieren solle. Der Professor schmunzelte: „Ich bin froh, dass Sie das fragen. Es soll Ihnen zeigen, dass, egal wie Ihr Leben auch zwischendurch verläuft, es immer noch für ein oder zwei Bierchen Platz hat.“